Jak wdrożyliśmy aplikację i przeprowadziliśmy cyfryzację i automatyzację wielu obszarów działalności Polskiego producenta osłon okiennych?

Zakres

Projektowanie graficzne, Programowanie 

Czas trwania

od październik 2019

Technologie

Laravel, Node.js, JavaScript, PHP

Typ

Aplikacja webowa

Metodyka

Agile

O kliencie

MODERN producent osłon okiennych to firma, założona w 2014 roku, specjalizująca się w produkcji i dystrybucji osłon okiennych. Firma wykorzystuje swoje doświadczenie, aby spełniać oczekiwania klientów i podążać za rynkowymi trendami. Oferuje osłony zewnętrzne i wewnętrzne, pergole tarasowe, markizy oraz bramy segmentowe w różnych kolorach i technikach montażowych. Obsługuje klientów indywidualnych, biznesowych i instytucje.

Etap I

Cele bizesowe

Rozpoczynając realizację projektu zakładaliśmy zbudowanie panelu w formie platformy B2B, która umożliwiałaby wycenę osłon okiennych, które są produktem realizowanym na wymiar. Celem wdrożenia było uproszczenie ścieżki wyceny oraz składania zamówień przez klientów detalicznych obsługiwanych przez biuro jak i klientów hurtowych.

Początkowy zakres był szczegółowo dopracowany co pozwoliło nam zrealizować wdrożenie pierwszej części platformy już początkiem 2020 roku. Z racji rozwoju firmy klienta oraz wymiernych korzyści płynących z wdrożenia, cele biznesowe jak i zakres zlecenia zmieniały się przez co projekt zaczął być rozwijany iteracyjnie.

Podsumowując celami wdrożenia platformy, które ewoluowały w trakcie współpracy oraz wdrożenia wielu modułów było m. in. opracowanie systemu ERP, który umożliwia tworzenie ofert, składanie zamówień, zarządzanie zamówieniami, generowanie rozkroju i wykazu części, zarządzanie magazynem, zarządzanie fakturowaniem, zarządzanie klientami, zarządzanie pracownikami w tym kalendarzem montażystów. Innymi słowy możliwie jak najdalej idąca cyfryzacja oraz automatyzacja procesów biznesowych, które były gotowe do zautomatyzowania.

Etap II

Rozwiązania

Prace nad pierwszą częścią platformy rozpoczęliśmy od przygotowania dokumentacji wymagań, która zawierała spis informacji nt. specyfiki oferowanych produktów, metody wyceniania, metody składania zamówień, która początkowo była realizowana za pomocą arkuszy papieru oraz kalkulatora. Zidentyfikowaliśmy możliwość uproszczenia pracy poprzez automatyzację procesu wyceny oraz minimalizację błędu ludzkiego w procesie.

Po przygotowaniu dokumentacji wymagań rozpoczęliśmy projektowanie UX panelu, a następnie wdrożenie pierwszej wersji systemu, która zawierała takie moduły jak:

Moduł ofertowania

Pozwala na wycenę produktów oferowanych przez producenta. W przypadku klientów hurtowych system generuje wycenę z ich logotypem przez co nie muszą oni przepisywać ofert cenowych, a profesjonalna oferta jest możliwa do przygotowania już w kilka minut.

Moduł zamówień

Pozwalający składać zamówienia, zarządzać zamówieniami w tym statusami oraz informować klientów o realizacji i możliwości odbioru. Moduł posiadał również zaawansowane funkcjonalności rabatowania

Po realizacji pierwszej części programu zdefiniowaliśmy nowe potrzeby i możliwości rozwoju, które pozwoliły nam rozpocząć pracę nad dalszymi częściami oprogramowania. Praca była prowadzona w 2 tygodniowych sprintach (etap rozwoju oprogramowania w metodyce agile) podczas których opracowywaliśmy nowe moduły w systemie. Rezultatem całego wdrożenia była realizacja dodatkowych modułów:

Rozwój modułu zamówień

Pozwalający składać zamówienia, zarządzać zamówieniami w tym statusami oraz informować klientów o realizacji i możliwości odbioru. Moduł posiadał również zaawansowane funkcjonalności rabatowania

Moduł kalendarza i zadań

Umożliwia przydział pomiarów oraz montaży dla pracowników lub grup pracowniczych umożliwiając sprawne planowanie pracy i zarządzanie pracownikami. Dodatkowo moduł usprawnia przekaz informacji na temat zleceń.

Moduł magazynu

Zaawansowany moduł współpracujący z modułem zamówień, który przechowuje informacje na temat stanów magazynowych. Jest aktualizowany poprzez odpowiednie akcje podejmowane na produkcji

Moduł fakturowania

Pozwala na wytawianie faktur do zamówień, prowadzenie procesu windykacji oraz zarządzanie limitami kredytowymi

 

Oprócz wdrożenia wyżej wymienionych modułów udało nam się rozwinąć funkcjonalności etykietowania produktów pozwalające na dostęp grup montażowych do kart wymiarów poprzez zastosowanie qr kodów oraz wdrożyć moduł wielojęzyczności.

 

Dzięki zaawansowanemu systemowi permisji z aplikacji korzystają – klienci hurtowi, pracownicy biura, księgowi, pracownicy produkcyjni, montażyści, handlowcy.

Podsumowanie

Rezultaty

Wdrożenie tak zaawansowanego systemu pozwoliło przenieść możliwość wyceny produktów większości zleceń na klienta hurtowego co zredukowało czas obsługi zamówienia z 30 minut do około 2 minut średnio co stanowi 93% redukcji czasu obsługi. Oprócz tego wyeliminowane zostały błędy, które zdarzały się podczas manualnych kalkukacji.

Wdrożenie dodatkowych modułów pozwoliło uprościć oraz zautomatyzować znaczną część przedsiębiorstwa, dzięki czemu została wypracowana znacząca przewaga konkurencyjna.

 

 

Zastanawiasz się czy wdrożenie dedykowanej aplikacji może przynieść korzyści w Twojej firmie?

Możemy to sprawdzić

Podczas bezpłatnej konsultacji omówimy Twoje wyzwania oraz potrzeby biznesowe w tym zidentyfikujemy miejsca w przedsiębiorstwie, które mają potencjał automatyzacji, a następnie zaproponujemy rozwiązania, które mogą przynieść rezultaty w Twojej firmie.

Bezpłatna konsultacja