Tradycyjne czy zwinne: Porównanie metod zarządzania projektami w IT

Projekt – Definicja i zastosowanie w biznesie

Projekty nie ograniczają się jedynie do dużych inwestycji jak budowa czy tworzenie nowych wielomilionowych produktów. W świecie biznesu, projektem możemy nazywać mniejsze realizacje, takie jak tworzenie stron internetowych czy dedykowanego oprogramowania dla firm, które pragną zoptymalizować swoje procesy operacyjne albo nawet realizację małej podstrony na stronie internetowej. Projekt, zgodnie z definicją Project Management Institute (PMI), to tymczasowe przedsięwzięcie, mające na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi. Z punktu widzenia realizacji projektu kluczowym będzie metoda jego realizacji oraz zarządzania.

Dzięki projektowemu podejściu do każdego przedsięwzięcia, które realizujemy udało nam się nie tylko poukładać rozwój naszej organizacji, ale również wdrożyć kilka naprawdę rozbudowanych systemów do naszych klientów mieszcząc się w budżecie, czasie oraz zakresie zlecenia.

Zarządzanie projektami: Klucz do sukcesu

W różnorodności dzisiejszych przedsięwzięć biznesowych, kluczową rolę odgrywa zarządzanie projektami. Odpowiednie zarządzanie projektami polega na utrzymaniu równowagi między jakością, czasem i kosztem – trzema podstawowymi parametrami projektu. Dobre zarządzanie projektami pozwala osiągnąć oczekiwane rezultaty, zachowując przy tym ustalony budżet i harmonogram.

Trzy najważniejsze parametry projektu tworzą swego rodzaju trójkąt będący ramą projektu. W zależności od metody zarządzania podejście do każdego z trzech parametrów jest inne.

Pierwszym z parametrów określających ramy projekty jest jakość wyniku. Czyli najprościej można to zdefiniować jako uzyskanie oczekiwanych rezultatu, określonego jako wstępne założenia projektowe, które najczęściej dostarczają bezpośrednie korzyści interesariuszom czy to w postaci większej ilości klientów (np. poprzez dobrze wykonany projekt strony internetowej), lub zaoszczędzonego czasu (np. poprzez wdrożenie narzędzia automatyzującego proces firmowy).

Drugim parametrem projektu jest czas, który tworzy nam przedział w jakim określone cele muszą zostać osiągnięcie. Jest to kluczowe ograniczeń projektu. Kwestia czasu w projekcie niejednokrotnie wiążę się z przestrzeganiem ustalonych terminów wykonania, które wynikają bezpośrednio z przygotowanego planu projektu. Plan ten określa daty rozpoczęcia i zakończenia różnych działań. W przypadku braku realizacji projektu w założonych terminach niejednokrotnie może się okazać, że projekt nie jest już potrzebny lub opóźnienie generuje dodatkowe nieporządane koszty (np. brak wdrożenia zmian w programie księgowym końcem roku spowoduje paraliż w działach księgowych przez brak dostosowania do nowych przepisów).

Ostatnim parametrem projektu jest budżet, który jako trzeci kluczowy parametr projektu, ma niezwykle istotną rolę w jego powodzeniu. Podobnie jak czas, budżet wyznacza ramy finansowe, w których projekt musi zostać zrealizowany. Obejmuje on całkowitą wartość finansową przeznaczoną na wykonanie wszystkich zadań i osiągnięcie celów projektu. Budżet wymaga dokładnego określenia i rozdzielenia środków na poszczególne elementy projektu. Dokładne planowanie finansowe pomaga w przewidywaniu i minimalizowaniu ryzyka przekroczenia kosztów oraz umożliwia efektywne zarządzanie zasobami.

Dlatego też zarządzanie projektami odgrywa kluczową rolę w różnorodności dzisiejszych przedsięwzięć biznesowych. Utrzymywanie równowagi między jakością, czasem i kosztem – trzema podstawowymi parametrami projektu – jest fundamentem dobrego zarządzania. Pozwala to na osiągnięcie oczekiwanych rezultatów, przestrzeganie ustalonego budżetu i harmonogramu, co jest niezbędne dla powodzenia każdego projektu. Jakość wyniku, czas realizacji i budżet tworzą trójkąt, będący ramą projektu, w której każdy element ma niezwykłe znaczenie. Odpowiednie zarządzanie tymi aspektami zapewnia sukces projektu, satysfakcję interesariuszy i osiągnięcie założonych celów biznesowych.

Metody zarządzania projektami: Tradycyjne vs Zwinne

W świecie zarządzania projektami, dwie główne metodyki wyłaniają się jako dominujące – tradycyjne (ang. Waterfall) i zwinne (ang. Agile) zarządzanie projektami. Każda z tych metod reprezentuje odmienną filozofię i podejście do realizacji projektów, dostosowane do różnych potrzeb i środowisk biznesowych. A wybranie odpowiedniej w kontekście realizacji projektu jest jedną z najważniejszych jeżeli nie najważniejszą decyzją mającą wpływ na powodzenie realizacji.

Tradycyjne zarządzanie projektami – Metoda Waterfall

Tradycyjne zarządzanie projektami, znane również jako metoda Waterfall, opiera się na sekwencyjnym i liniowym procesie, gdzie każdy etap projektu musi zostać zakończony, zanim rozpocznie się następny. Jest to podejście szczególnie efektywne w projektach, gdzie wymagania klienta, budżet i termin zakończenia są wyraźnie określone na samym początku, a zmiany w zakresie projektu są mało prawdopodobne lub łatwe do przewidzenia.

W metodzie Waterfall, każdy etap projektu jest z góry zdefiniowany i zaplanowany. Proces ten zwykle obejmuje etapy, takie jak analiza wymagań, projektowanie, implementacja, testowanie, wdrożenie i utrzymanie. Etapy te są wyraźnie oddzielone, a każdy kolejny etap zależy od zakończenia poprzedniego.

Zalety tradycyjnego podejścia

• Z góry określone wymagania: Jasno zdefiniowane cele i oczekiwania ułatwiają planowanie i realizację.
• Szczegółowy plan przygotowania: Umożliwia dokładne przewidzenie zasobów i czasu potrzebnego na każdy etap.
• Jasna struktura: Każdy etap ma wyraźnie określone zadania i odpowiedzialności.
• Stabilność pracy zespołu: Zmniejsza ryzyko nieporozumień i konfliktów, ponieważ każdy wie, co ma robić i kiedy.

Wady tradycyjnego podejścia:

• Ograniczona możliwość zmiany zakresu: Twarda struktura utrudnia adaptację do zmieniających się wymagań.
• Późne wykrywanie usterek: Błędy są często wykrywane dopiero na etapie testowania, co może prowadzić do kosztownych poprawek.
• Sekwencyjność procesu: Nie pozwala na równoczesną pracę nad różnymi etapami projektu, co wydłuża czas realizacji.
• Dłuższy proces realizacji: Szczególnie problematyczny w dynamicznych środowiskach rynkowych, gdzie szybka adaptacja jest kluczowa.

Metoda Waterfall jest często preferowana w projektach o wysokim stopniu przewidywalności, gdzie zmiany są rzadkie i łatwe do zarządzania. Jest idealna dla projektów, które wymagają szczegółowego dokumentowania procesów i mają jasno określone wyniki końcowe. Jednakże, w środowiskach, gdzie wymagana jest większa elastyczność i adaptacja do często zmieniających się wymagań, metody zwinne mogą okazać się bardziej odpowiednie.

Dowiedz się

Jak wykorzystując metodykę Waterfall
zaprojektowaliśmy aplikację do zarządzania magazynami i utrzymania ruchu

Przeczytaj artykuł

Zwinne zarządzanie projektami – Metoda Agile

Zwinne zarządzanie projektami, zwane również metodą Agile, zostało opracowane jako odpowiedź na wyzwania związane z realizacją projektów w środowisku pełnym niepewności i dynamicznych zmian rynkowych. Główne zasady tej metodyki to adaptacyjność, elastyczność, współpraca zespołowa oraz ciągłe dostarczanie wartości. Agile skupia się na upraszczaniu procesów, odwołując się do filozofii „lean thinking”, która promuje minimalizm i elastyczność w zarządzaniu.

Charakterystyczną cechą Agile jest podział projektu na krótkie, zarządzane segmenty, zwane iteracjami lub sprintami. Każdy z tych segmentów ma na celu dostarczenie funkcjonalnego fragmentu produktu, co umożliwia bieżące sprawdzanie postępu i dostosowywanie się do zmieniających się wymagań klienta. Taki sposób pracy pozwala na szybkie reagowanie na zmiany i efektywne zarządzanie priorytetami.

Zalety Agile

• Lepsza Reakcja na Zmiany: Agile pozwala na szybką adaptację do zmieniających się wymagań projektu.
• Krótkie Cykle Pracy Skupione na Jakości: Skoncentrowanie na małych, ale częstych dostawach, zwiększa kontrolę nad jakością produktu.
• Elastyczność: Możliwość dostosowania zakresu i kierunku projektu w każdym etapie.
• Rozpoczęcie Projektu bez Kompletnego Planu: Agile umożliwia rozpoczęcie pracy nad projektem nawet bez pełnego planu, co jest kluczowe w szybko zmieniających się środowiskach.
• Ciągłe Dostarczanie Wartości Biznesowej: Regularne dostawy funkcjonalnych fragmentów projektu zapewniają ciągły przepływ wartości do klienta.

Dowiedz się

Jak, dzięki metodzie Agile wdrożyliśmy system aplikacji ERP dla producenta rolet

Przeczytaj artykuł

Wady Agilee

• Mniej Skuteczny dla Projektów o Ściśle Zdefiniowanych Celach: Agile może być mniej efektywne w projektach, gdzie zakres i wynik końcowy są ściśle zdefiniowane od początku.
• Mniejszy Nacisk na Obszerną Dokumentację: Metoda ta może nie dostarczać tak szczegółowej dokumentacji, jak wymagają tego niektóre środowiska.
• Model Wysokiego Ryzyka: Agile wymaga wysokiej adaptacyjności i gotowości do zmian, co może prowadzić do większego ryzyka w niektórych projektach.

Metoda Agile jest szczególnie skuteczna w projektach, gdzie szybkość reakcji na zmieniające się potrzeby rynkowe i klienta jest kluczowa. Jest idealna dla zespołów, które cenią elastyczność, szybką adaptację i ciągłą komunikację. Wybór między metodą tradycyjną a Agile powinien być dokonany po dokładnej analizie specyfiki projektu, wymagań klienta oraz dynamiki otoczenia biznesowego.

Podsumowanie

Zarządzanie projektami w IT to wyzwanie, które wymaga nie tylko wiedzy technicznej, ale także umiejętności strategicznego planowania i elastyczności. To wybór odpowiedniej metodyki zarządzania projektem jest kluczowy dla jego sukcesu. W tym kontekście, rozumienie i właściwe stosowanie metod zarówno tradycyjnych, jak i zwinnych, staje się niezbędne.

Tradycyjne metody zarządzania projektami, takie jak Waterfall, opierają się na sekwencyjnym podejściu, gdzie każdy etap projektu jest ściśle określony i zależny od poprzedniego. Jest to metoda, która świetnie sprawdza się w projektach o stabilnych wymaganiach i wyraźnie zdefiniowanych celach.

Z drugiej strony, metody zwinne, takie jak Agile, koncentrują się na adaptacyjności i elastyczności. Agile pozwala na szybkie reagowanie na zmiany, stałą współpracę z klientem oraz ciągłe dostosowywanie się do jego potrzeb. Taka metoda jest szczególnie skuteczna w projektach, które wymagają szybkiej adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych i technologicznych.

Zarówno metody tradycyjne, jak i zwinne mają swoje zalety i wady, a wybór między nimi powinien być podyktowany specyfiką projektu, oczekiwaniami klienta oraz środowiskiem, w jakim projekt się rozwija.

Podsumowując, zarządzanie projektami w IT wymaga elastyczności, adaptacji, a także dokładnego planowania i przewidywania. Wyważone podejście, które łączy najlepsze praktyki zarówno z metod tradycyjnych, jak i zwinnych, może prowadzić do efektywniejszego zarządzania projektami i lepszych wyników biznesowych. Kluczem do sukcesu jest zatem zrozumienie i umiejętne stosowanie różnych metodologii, aby maksymalizować ich potencjał w zależności od unikalnych wymagań każdego projektu.